Witamy na stronie programu USF - Uzgodnienie sprawozdania finansowego.
Program USF w wersji 2012 jest sprzedawany wraz z programem
U-Fin KDR 2012.
Program USF importuje wskazany plik danych zawierający zestawienie obrotów i sald oraz ułatwia na jego podstawie budowę i weryfikację bilansu oraz rachunku zysków i strat.
Cechy i możliwości programu:
Do poprawnej pracy program USF wymaga następujących elementów:
Zestawienia obrotów i sald w postaci elektronicznej występują najczęściej w formacie arkusza kalkulacyjnego MS Excel (xls lub xlsx). Program umożliwia import danych z tych formatów. Do poprawnego działania importu wymagany jest zainstalowany w systemie program MS Excel.
Importowane dane nie muszą mieć ściśle zdefiniowanego formatu, jednak powinny spełniać pewne podstawowe reguły, wymienione poniżej:
Ponieważ import odbywa się od wskazanego wiersza w dół do ostatniego używanego w arkuszu, zdarza się, że do zestawienia trafią wiersze podsumowań, zbędne i wadliwe z punktu widzenia struktury planu kont. Można je w kolejnym etapie usunąć. Najlepiej używać zestawienia obrotów i sald zawierającego syntetykę z analitykami.
Przykładowe formaty plików przedstawiono na ekranach poniżej.
Formularz importu danych pojawia się po wyborze pliku do zaimportowania i umożliwia dostosowanie ustawień do formatu danych w pliku.
Zadaniem użytkownika na tym etapie jest wskazanie kolumn zawierających poszczególne dane oraz pierwszego wiersza z danymi (bez wiersza nagłowka). Odbywa się to przez wybór kolumn (oznaczenia literowe jak w arkuszu kalkulacyjnym) dla sześciu kolumn:
Oprócz bezpośredniego ustawiania z listy rozwijanej program pozwala na równoczesne przesuwanie kolumn parami (zielone strzałki nad polami wyboru). Inną opcją jest zamiana miejscami par kolumn (przyciski strzałek podwójnych między polami).
Dodatkowe opcje występujące w formularzu to m.in.:
Przycisk Wyczyść ustawienia ustawia domyślne wartości kolumn i wierszy. Program zapamiętuje ostatnie ustawienia podczas importu, co pozwala na ich przywołanie podczas kolejnego importu danych w tym samym formacie (przycisk Ostatnie ustawienia).
Po prawidłowym ustawieniu opcji należy przejść dalej przyciskiem Zatwierdź. Program sprawdzi poprawność wszystkich danych w zaznaczonych zakresach i w przypadku braku błędów dokona importu danych. Każdy błąd spowoduje pojawienie się na ekranie odpowiedniego komunikatu i możliwość przerwania procesu.
Po wczytaniu danych program próbuje automatycznie - na podstawie numeracji kont odtworzyć hierarchiczną strukturę zestawienia, przypisać odpowiednie konta analityczne kontom syntetycznym.
Użytkownik ma możliwość przejrzeć ją, usunąć zbędne gałęzie, bądź zmienić przypisanie kont analitycznych do syntetycznych, jeśli zostało wykonane nieprawidłowo. Ponieważ import odbywa się od wskazanego wiersza w dół do ostatniego używanego w arkuszu, zdarza się, że do zestawienia trafią wiersze podsumowań, zbędne i wadliwe z punktu widzenia struktury planu kont. Można je usunąć funkcją Usuń wiersz(-e).
Dodatkowe opcje występujące w formularzu to m.in.:
Program automatycznie po zbudowaniu struktury kont oraz ręcznie po użyciu przycisku Sprawdź sumy przelicza sumy w hierarchii, sprawdzając czy odpowiednie sumy kont analitycznych są równe wartościom dla kont nadrzędnych oraz dla kont syntetycznych (stojących na szczycie hierarchii).
Po stwierdzeniu poprawności struktury danych należy przejść dalej przyciskiem Zatwierdź.
Najważniejszym i najbardziej rozbudowanym elementem programu jest formularz przypisywania kont do bilansu.
Praca w formularzu polega na przypisywaniu kolejnym pozycjom bilansu wskazanych pozycji zestawienia obrotów i sald (odpowiednich stron). Program dba o poprawność przypisania egzekwując następujące reguły:
W rachunku zysków i strat występują dodatkowe reguły, m.in. obliczanie wartości pewnych wierszy na podstawie innych wierszy.
Program umożliwia ponowne wczytanie kwot z poprawionego arkusza MS Excela zawierającego zestawienie z zachowaniem dotychczasowych połączeń między zestawieniem obrotów i sald a bilansem (lub RZiS). Należy wcisnąć przycisk Import kwot. Program pozwoli na wybór arkusza z zestawieniem oraz przeprowadzi użytkownika przez proces importu, który jest analogiczny do tworzenia nowej jednostki. Domyślnie zaznaczone będą te same ustawienia jak przy pierwszym imporcie dla danej jednostki badanej, w tym przypisanie kolumn oraz pierwszy wiersz z danymi.
Proces może trwać do minuty, gdyż program przeszuka cały bilans w celu porównania i odnalezienia odpowiadających sobie kont w zestawieniu i bilansie. Porównanie odbywa się na podstawie numerów kont. Po zakończeniu w bilansie i w zestawieniu obrotów i sald pojawią się zaktualizowane wartości. Jeżeli w nowo zaimportowanym pliku nie odnalazło się jakieś konto (wcześniej przypisane do pozycji bilansu), to zostanie ono z bilansu usunięte. Jeżeli przeciwnie, w nowym pliku znalazło się nowe konto – nie zostanie ono domyślnie nigdzie przypisane.
Podczas przypisywania kolejnych pozycji zestawienia do bilansu program automatycznie przelicza sumy dla wszystkich pozycji w bilansie. Sumy obliczane są zgodnie z algorytmem, że pozycje nadrzędne (tzw. rodzice) zawierają wartości posumowane ze wszystkich swoich pozycji podrzędnych (tzw. dzieci). Opcja Znajdź w bilansie odszukuje zaznaczoną aktualnie pozycję zestawienia sald i obrotów w bilansie. Opcja Odłącz konto usuwa przypisaną wcześniej do bilansu pozycję. Dokonane zmiany należy zapisać używając przycisku Zapisz.
Program USF daje możliwość wygodnego wydruku przygotowanego bilansu (lub rachunku zysków i strat). Po wyborze opcji Drukuj na ekranie pojawia się okienko podglądu i dostosowywania wydruku.
Oprócz wydruku użytkownik może dane wyeksportować do formatu excela, pliku tekstowego, html, itp.
Program został napisany przez firmę e-storm.pl ze wsparciem merytorycznym pracowników U-Fin Sp. z o.o..