logo

Witamy na stronie programu USF - Uzgodnienie sprawozdania finansowego.
Program USF w wersji 2012 jest sprzedawany wraz z programem U-Fin KDR 2012.

U-Fin KDR 2012 »

Przeznaczenie

Program USF importuje wskazany plik danych zawierający zestawienie obrotów i sald oraz ułatwia na jego podstawie budowę i weryfikację bilansu oraz rachunku zysków i strat.

Możliwości

Cechy i możliwości programu:

  • import danych z formatów xls oraz xlsx
  • możliwość wyboru importowanych kolumn, wierszy i układu
  • zapamiętywanie i odtwarzanie wcześniejszych ustawień importu
  • automatyczne tworzenie struktury drzewiastej kont
  • automatyczne sprawdzanie poprawności importowanego zestawienia
  • szereg reguł sprawdzających poprawność przypiswania pozycji do bilansu
  • automatyczne sumowanie kont analitycznych i syntetycznych w bilansie
  • możliwość aktualizacji kwot w bilansie poprzez ponowny import zois
  • eksport gotowego bilansu do programu formatów: xls, txt, html
  • wydruk i eksport bilansu do pdf bezpośrednio z programu

Wymagania

Do poprawnej pracy program USF wymaga następujących elementów:

  • komputer PC
  • system operacyjny Windows XP SP2, 7, 8
  • MS Excel XP, 2003, 2007, 2010, 2013
  • uprawnień administracyjnych (przy instalacji)
  • umiejętności tworzenia bilansu na podstawie zois

Funkcje szczegółowe

Format importowanych plików xls i xlsx

Zestawienia obrotów i sald w postaci elektronicznej występują najczęściej w formacie arkusza kalkulacyjnego MS Excel (xls lub xlsx). Program umożliwia import danych z tych formatów. Do poprawnego działania importu wymagany jest zainstalowany w systemie program MS Excel.

Struktura importowanych danych

Importowane dane nie muszą mieć ściśle zdefiniowanego formatu, jednak powinny spełniać pewne podstawowe reguły, wymienione poniżej:

  • kolejne zapisy w kolejnych wierszach (jeden zapis - jeden wiersz),
  • kolumna zawierająca numery kont,
  • opcjonalna kolumna zawierająca nazwy kont,
  • jeśli numery i nazwy kont w jednej kolumnie, to rozdzielone spacją,
  • dwie kolumny zawierające bilans otwarcia (strony winien i ma) – opcjonalnie,
  • dwie kolumny zawierające saldo końcowe (strony winien i ma),
  • wartości w kolumnach dla bilansu i salda zapisane jako kwoty albo liczby (format MS Excel),
  • część dziesiętna kwot rozdzielona przecinkiem lub kropką,
  • numery kont w postaci alfanumerycznej (liczby i litery),
  • kolejne uszczegółowienia konta rozdzielane znakiem myślnika (minusa).

Ponieważ import odbywa się od wskazanego wiersza w dół do ostatniego używanego w arkuszu, zdarza się, że do zestawienia trafią wiersze podsumowań, zbędne i wadliwe z punktu widzenia struktury planu kont. Można je w kolejnym etapie usunąć. Najlepiej używać zestawienia obrotów i sald zawierającego syntetykę z analitykami.

Przykładowe formaty importowanych plików

Przykładowe formaty plików przedstawiono na ekranach poniżej.

Format 1
  • Wzorcowy format.
  • Numery kont syntetycznych nie muszą zawierać początkowego zera.
  • Import należy rozpocząć od wiersza 3 zawierającego pierwsze dane.
Format 2
  • W arkuszu mogą występować nieużywane kolumny (tu kolumna C).
  • Wiersze zamiast zer mogą posiadać puste pola (wiersz 3 oraz 13).
Format 3
  • W arkuszu nie musi występować wiersz nagłówkowy (import od wiersza 1).
  • W tym arkuszu nie ma bilansu otwarcia (kolumny E i F zawierają te same wartości, co G i H).
  • Numery kont w kolumnie C, nazwy w D.
Format 4 (błędny)
  • Format błędny – niektóre komórki liczbowe zawierają znaki nieliczbowe (można zignorować ten błąd podczas importu).
  • Brak kont syntetycznych, konta analityczne dzielone z użyciem znaku łamania „/” zamiast minusa. Należy wcześniej (z poziomu arkusza kalkulacyjnego) zmienić błędny znak na minus.
  • Program zaimportuje plik, jednak ułożenie z niego zestawienia obrotów i sald może okazać się pracochłonne.
Format 5
  • Dane do importu w trzecim arkuszu (Sheet1) – w programie można wybrać odpowiedni arkusz.
  • Numery i nazwy kont w jednej kolumnie, rozdzielone spacją – należy wybrać odpowiednią opcję.
  • W arkuszu wiele kolumn pustych, co nie stanowi problemu.
  • Import powinien rozpocząć się od wiersza 19.
Format 6
  • Plik bez bilansu otwarcia.
  • Brak polskich znaków.
  • Można wybrać, czy importować wiersze zawierające same zera w kwotach.
Format 7
  • Dane importowane od wiersza 13.
Ekrany formatów



Import danych

Formularz importu danych pojawia się po wyborze pliku do zaimportowania i umożliwia dostosowanie ustawień do formatu danych w pliku.

Zadaniem użytkownika na tym etapie jest wskazanie kolumn zawierających poszczególne dane oraz pierwszego wiersza z danymi (bez wiersza nagłowka). Odbywa się to przez wybór kolumn (oznaczenia literowe jak w arkuszu kalkulacyjnym) dla sześciu kolumn:

  • Numery kont
  • Nazwy kont
  • Bilans otwarcia [strona Winien]
  • Bilans otwarcia [strona Ma]
  • Saldo [strona Winien]
  • Saldo [strona Ma]

Oprócz bezpośredniego ustawiania z listy rozwijanej program pozwala na równoczesne przesuwanie kolumn parami (zielone strzałki nad polami wyboru). Inną opcją jest zamiana miejscami par kolumn (przyciski strzałek podwójnych między polami).

formularz importu

Dodatkowe opcje występujące w formularzu to m.in.:

  • pominięcie importu dwóch kolumn zawierających bilans otwarcia,
  • możliwość importu danych, gdzie numer i nazwa konta są w jednej kolumnie,
  • import wierszy, w których wszystkie kwoty mają wartość zero,
  • odblokowanie możliwości modyfikacji danych bezpośrednio w formularzu (opcja "Pozwól na edycję danych w tabeli").

Przycisk Wyczyść ustawienia ustawia domyślne wartości kolumn i wierszy. Program zapamiętuje ostatnie ustawienia podczas importu, co pozwala na ich przywołanie podczas kolejnego importu danych w tym samym formacie (przycisk Ostatnie ustawienia).

Po prawidłowym ustawieniu opcji należy przejść dalej przyciskiem Zatwierdź. Program sprawdzi poprawność wszystkich danych w zaznaczonych zakresach i w przypadku braku błędów dokona importu danych. Każdy błąd spowoduje pojawienie się na ekranie odpowiedniego komunikatu i możliwość przerwania procesu.

Tworzenie drzewka

Po wczytaniu danych program próbuje automatycznie - na podstawie numeracji kont odtworzyć hierarchiczną strukturę zestawienia, przypisać odpowiednie konta analityczne kontom syntetycznym.

Użytkownik ma możliwość przejrzeć ją, usunąć zbędne gałęzie, bądź zmienić przypisanie kont analitycznych do syntetycznych, jeśli zostało wykonane nieprawidłowo. Ponieważ import odbywa się od wskazanego wiersza w dół do ostatniego używanego w arkuszu, zdarza się, że do zestawienia trafią wiersze podsumowań, zbędne i wadliwe z punktu widzenia struktury planu kont. Można je usunąć funkcją Usuń wiersz(-e).

formularz tworzenia drzewka

Dodatkowe opcje występujące w formularzu to m.in.:

  • możliwość ręcznego przypisania kont analitycznych kontom syntetycznym (w przypadku gdy numeracja kont nie jest zgodna z przyjętymi standardami),
  • możliwość usuwania zbędnych wierszy,
  • sprawdzenie sum,
  • wydruk zestawienia.

Program automatycznie po zbudowaniu struktury kont oraz ręcznie po użyciu przycisku Sprawdź sumy przelicza sumy w hierarchii, sprawdzając czy odpowiednie sumy kont analitycznych są równe wartościom dla kont nadrzędnych oraz dla kont syntetycznych (stojących na szczycie hierarchii).

Po stwierdzeniu poprawności struktury danych należy przejść dalej przyciskiem Zatwierdź.

Przypisywanie kont do bilansu

Najważniejszym i najbardziej rozbudowanym elementem programu jest formularz przypisywania kont do bilansu.

przypisywanie kont

Praca w formularzu polega na przypisywaniu kolejnym pozycjom bilansu wskazanych pozycji zestawienia obrotów i sald (odpowiednich stron). Program dba o poprawność przypisania egzekwując następujące reguły:

  • Przypisywać można tylko do ostatnich (najniższych w hierarchii) gałęzi drzewka bilansu.
  • Nie można przypisać do pozycji bilansu konta, jeśli przypisano do tej pozycji jedno z kont z tej samej gałęzi ale będące w hierarchii wyżej lub niżej, przykład: jeśli przypisano do pozycji bilansu konto 200-1, to nie da się do niego przypisać ani konta 200, ani 200-1-4.
  • W większości przypadków operacja przypisywania do danej pozycji bilansu konta po obu stronach (winien i ma) jest nieprawidłowa. Z tego względu program ostrzega (ale nie zabrania), jeśli taka próba została podjęta.
  • Raz użyte konto nie może zostać użyte jednocześnie dla innej pozycji bilansu po tej samej stronie.

W rachunku zysków i strat występują dodatkowe reguły, m.in. obliczanie wartości pewnych wierszy na podstawie innych wierszy.

Ponowny import kwot

Program umożliwia ponowne wczytanie kwot z poprawionego arkusza MS Excela zawierającego zestawienie z zachowaniem dotychczasowych połączeń między zestawieniem obrotów i sald a bilansem (lub RZiS). Należy wcisnąć przycisk Import kwot. Program pozwoli na wybór arkusza z zestawieniem oraz przeprowadzi użytkownika przez proces importu, który jest analogiczny do tworzenia nowej jednostki. Domyślnie zaznaczone będą te same ustawienia jak przy pierwszym imporcie dla danej jednostki badanej, w tym przypisanie kolumn oraz pierwszy wiersz z danymi.

Proces może trwać do minuty, gdyż program przeszuka cały bilans w celu porównania i odnalezienia odpowiadających sobie kont w zestawieniu i bilansie. Porównanie odbywa się na podstawie numerów kont. Po zakończeniu w bilansie i w zestawieniu obrotów i sald pojawią się zaktualizowane wartości. Jeżeli w nowo zaimportowanym pliku nie odnalazło się jakieś konto (wcześniej przypisane do pozycji bilansu), to zostanie ono z bilansu usunięte. Jeżeli przeciwnie, w nowym pliku znalazło się nowe konto – nie zostanie ono domyślnie nigdzie przypisane.

Sumowanie kwot w bilansie

Podczas przypisywania kolejnych pozycji zestawienia do bilansu program automatycznie przelicza sumy dla wszystkich pozycji w bilansie. Sumy obliczane są zgodnie z algorytmem, że pozycje nadrzędne (tzw. rodzice) zawierają wartości posumowane ze wszystkich swoich pozycji podrzędnych (tzw. dzieci). Opcja Znajdź w bilansie odszukuje zaznaczoną aktualnie pozycję zestawienia sald i obrotów w bilansie. Opcja Odłącz konto usuwa przypisaną wcześniej do bilansu pozycję. Dokonane zmiany należy zapisać używając przycisku Zapisz.

Wydruk i eksport danych

Program USF daje możliwość wygodnego wydruku przygotowanego bilansu (lub rachunku zysków i strat). Po wyborze opcji Drukuj na ekranie pojawia się okienko podglądu i dostosowywania wydruku.

podgląd wydruku

Oprócz wydruku użytkownik może dane wyeksportować do formatu excela, pliku tekstowego, html, itp.

Kontakt

Program został napisany przez firmę e-storm.pl ze wsparciem merytorycznym pracowników U-Fin Sp. z o.o..